En av Pelles utmaningar som distansledare är att stärka medarbetarskapet inom teamet och att bygga ett medledarskap hos en eller flera individer. Han har antagit denna utmaning och slutligen förstått att han måste investera. Lägga mer tid samt att supporta medarbetarnas utveckling och att använda coaching istället för instruktion och uppföljning. Här är några tankar och förslag som kan hjälpa Pelle, eller andra distansledare att bli bättra på att coacha medarbetare: Ta utgångspunkt i att du tror och litar på medarbetaren. Det kanske låter självklart men vi har nog alla någon gång lite förhastat anammat ett motsatt synsätt. Visa medarbetaren en uppriktig vilja att stödja och en nyfikenhet att sätta dig in i dennes situation. Det senare är väldigt viktigt för alla ledare, men det är helt avgörande för att bygga förtroende i en distansorganisation. Försök att aktivt motverka din egen vilja, och dina egna initiativ, att komma med lösningar. Det gör dig till en bättre lyssnare. Och det hjälper medarbetaren att ta större ansvar för sina egna åtgärder. Här kan avståndet i vissa fall vara en fördel. Det blir naturligt att medarbetaren formulerar sina tankar färdigt inför era möten.
I ett möte finns många källor till distraktion; pling i telefonen eller en förflugen tanke kan få vem som helst att övergå från att ”lyssna” till att bara ”höra på”. Stor skillnad, särskilt för motparten. Försök att lyssna aktivt och att visa medarbetaren att du lyssnar. Det tillför så mycket kvalitet i samtalet. Just detta är den största utmaningen eftersom distans-medarbetarna inte ser om du lyssnar. Eller kanske t o m sysslar med något annat. Ett videosamtal ger klart bättre förutsättningar än ett röstsamtal. Men det kan vara nödvändigt att vara fysiskt närvarande med jämna mellanrum. Om Pelle tar in detta som ett aktivt förhållningssätt finns förutsättningar för en god start. Sen finns det massor av bra tekniker, t ex för att ställa frågor, målfokusera, stärka samtalsnärvaron och medarbetarens ansvarstagande. (fortsättning följer) Karin & Magnus
0 Comments
Pelle behöver mer tid för sin organisation och har svårt att åta sig nya uppgifter just nu. Han är lite nervös för att hans chef inte ska köpa det. Pelles känsla är att ledningen inte har förståelse för att det ställs andra krav för att leda distansteam. Därför ringer han tillbaka till konsulten från Nebbiolo för att få lite goda råd hur han ska lägga upp och strukturera budskapet till sin chef. Nebbiolo säger följande: ”För ett distans team är den första tiden oerhört viktig och tidskrävande. Men om man löser detta på rätt sätt är det en övergångsperiod och senare behöver inte ett distans team ta mer tid från chefen. Man kan till och med säga att ett effektivt distans team kräver mindre tid. Men om man inte lägger tillräckligt tid på att forma teamet och lösa ansvar och befogenheter samt att få ordning på kommunikationen så kommer man förr eller senare att få problem som kommer att ta mycket mer tid att lösa.” Pelle summerar efter samtalet med Nebbiolo de tre viktigaste sakerna där han behöver lägga mycket tid nu:
Samtalet med chefen gick bra. Äntligen verkar han förstå att arbeta med medarbetare på distans ställer annorlunda, och ibland större, krav på ledarskapet. (fortsättning följer) Karin & Magnus Det är dags för team mötet. Pelle har återigen tagit företagets mål och anpassat dessa till sitt team. Han har arbetat med att förklara hur det hänger ihop och hur de alla bidrar till företagets framgångar. Var och en på sitt sätt. Han vet nu mer om vad de olika medarbetarna drivs av och kan anpassa budskapet efter det. Men kan han vara säker på att alla förstått vad han menar? Som konsulten från Nebbiolo sa – ”Du måste få bekräftelse på något sätt”.
Pelle lyder deras råd och bestämmer att medarbetarna ska sammanfatta sin uppfattning av målen. Men inte alla utan han vill att de ska göra det tillsammans i några grupper. Och plötsligt tänker han. Jag låter Mav-Erik och Lisa leda varsin grupp och då får jag se hur de klarar detta arbetet. Sagt och gjort. Medan detta arbete pågår kontaktar Pelle Nebbiolo igen för att diskutera nästa steg. Nebbiolo har ju föreslagit att han ska skaffa sig medledare och nu vill han fråga om mer det. Hur ska han få det att gå snabbare? Men samtalet med Nebbiolo gör honom lite nedstämd. De påpekar att det är viktigt att han inte har för brått. Om han ger Mav-Erik för stort ansvar för fort och inte tar sig tid att coacha honom, kan Mav-Erik rusa iväg åt fel håll. Lisa som är osäker måste få växa sig in i rollen. Kursen kommer att ge henne självförtroende, hon kommer att våga leda och med Pelles coaching bli trygg i sin roll. Under en period inser Pelle att han måste lägga ner mer tid på att leda innan han kan bli avlastad. Nya arbetsuppgifter måste Pelle be om att få vänta lite med. Vad säger Pelles chef om det? Pelle sätter sig att grubbla hur han ska kunna sälja in detta till sin chef! (fortsättning följer) /Karin & Magnus Pelle är tillbaka från en härlig semester. De första två dagarna är helt vikta åt planering. Inga möten är inbokade. Nu kan han ta tag i de viktigaste punkterna innan hjulen börjar snurra fortare. Pelle är mycket nöjd med sin framförhållning. Pelle ser fram emot en spännande höst, samtidigt som han bekymrar sig för teamet. Det verkar som att alla inte är med på noterna. Stig har nog inte riktigt släppt sitt gamla jobb. Han måste ha haft en chef som aldrig avvek en meter från medarbetarna där, tänker Pelle. Stig förväntar sig att hans chef finns närvarande och kan svara på frågor 24:7. Lisa pratade en hel del om att hon tycker att Pelle är frånvarande, svår att få tag på när det behövs, och att han inte tar sig tid när han är på kontoret. Pelle är lite konfunderad. Samtidigt som Lisa framstår som trygghetstörstande och osäker har hon ju sjukt bra koll. Inte bara på sina egna uppgifter, hon verkar ha en bra förståelse för hur allt hänger ihop. Men hon vill visst hela tiden checka av att det är rätt. Och Mav-Erik. Så fort Pelle inte är närvarande verkar Mav-Erik lägga all fokus på att styra upp och dirigera om verksamheten. Han har bett om ett nytt möte, vad kan han nu ha på gång? Tänker han säga upp sig? Visst hade det varit skönt om han försvann men samtidigt är han ju den som kan verksamheten. Pelle måste nog erkänna det och dra nytta av det istället för att låta det bli en prestige-grej. Men då måste han lita på MavErik. Lita på att han gör som de kommit överens om. Aven när Pelle inte är närvarande fysiskt. Närvaro, närvaro, närvaro… Ett himla tjat om det. Men vänta, vad var det nu konsulten från Nebbiolo sa? Jo, ”du behöver jobba på att bli en närvarande distansledare Pelle.” Så var det. Det handlar inte nödvändigtvis om fysisk närvaro. Snarare om att ha en bättre struktur, där han och teamet är helt överens om vad som gäller när han inte är på plats. Pelle tänker tillbaka på samtalet med Lisa och deras deal om att hon skickar sms när det är bråttom. Hm, det där ska vi jobba vidare på och diskutera med hela teamet. Pelle funderar vidare på att annan sak han diskuterade med Nebbiolo, att identifiera och utveckla medledare. Kanske investera i relationen med Mav-Erik och få honom att ta ett större ansvar? Lisa ser ut att ha potential för mer ansvar. Hennes fantastiska blick för hur saker hänger ihop skulle kunna vara stöd för hela teamet om hon lyfts upp lite. Så, kanske en mix av Lisa och Mav-Erik? En trojka med Pelle som leder utifrån ”Vart är vi på väg" och "Varför?” samt medledarna Lisa och Mav-Erik fokuserar på ”Hur?”. Mav-Erik ansvarar för innehållet och Lisa för formerna eller processerna och aktiva medarbetare i distansteamet tar ansvar för ”Vad?”. Men då är det viktigt att alla är 100 procent på det klara med ”vart är vi på väg”. Jo, det här kan mycket väl bli bra! Pelle bokar in var sitt möte med Lisa och Mav-Erik för att förhoppningsvis få dem med ombord och bli redo för deras viktiga kick-off nästa vecka. Men inser han att detta kommer att ta tid? Det är verkligen ingen ”quick fix”! (fortsättning följer) /Karin & Magnus Även Lisa har haft semester och funderat på sitt utvecklingssamtal och vad som ska hända när alla kommer tillbaka. Samtalet började inte så bra. Pelle hade för bråttom och var oengagerad. Hon försökte tre gånger formulera hur hon kände det. Hur hon tyckte att det var svårt att ha en chef som inte fanns på plats hela tiden. Detta ledde till att Pelle blev irriterad. Innan mötet hade hon planerat att prata om Mav-Erik och hur han fick med sig folk på sina lösningar. Som samtalet utvecklade sig kom hon av sig. De lyckades i alla fall komma fram till en bra lösning för hur hon och Pelle skulle kommunicera. När det var riktigt viktigt, men bara då, så skulle hon sms:a och då lovade Pelle att ringa tillbaka så fort han kunde. Sedan kunde det kanske mest leda till att hon skulle formulera ett mail, men då visste hon att han var uppmärksam. Det kändes väldigt skönt! Lisa har bestämt att hon ska ge det en chans. Pelle har sagt att han gillar hennes noggrannhet och att hon alltid håller deadlines. Det kanske finns en kurs han vill skicka henne på så att hon eventuellt kunde gå vidare till ett annat jobb inom företaget. Spännande, men det är något hon saknar. Något som hon inte riktigt kan ta på.
Redan vid intervjuerna med Pelle var han lite skeptisk. Det verkade som att Pelle inte kunde så mycket om verksamheten. Han tänker genast på sin gamla ICA chef som kunde allt, som växt upp med företaget, men inser att det är orättvist. Det finns inte så många chefer som är som han.
Utvecklingssamtalet gick väl bra. Det är ju olika på olika arbetsplatser och det gäller att känna av vad man kan säga och inte säga. Med andra ord blev det inte mycket sagt. Stig undrar om Pelle vet om att flera, inklusive Stig själv, som tycker att Mav-Erik skulle vara chef istället. Han kan ju mycket mer om verksamheten och tar sig alltid tid att prata. Sedan är det mycket nya rutiner. Stig är besviken på att ingen verkar vara intresserad av att lyssna på hur man gör på en annan arbetsplats. Det kan ju faktiskt kan vara en bättre lösning. Inte ens Mav-Erik är intresserad! Inför hösten hoppas han på tydligare direktiv. Det är för mycket som man utgår från att alla vet, fast man måste ha arbetat på Närvaror ett antal år för att veta det. Och det saknas någon som kan tala om HUR saker ska göras. (fortsättning följer) /Karin & Magnus Det är sommar och semester. Mav-Erik sitter och funderar på resultatet av sitt utvecklingssamtal med Pelle. Han är delvis nöjd. Han tycker att han förde fram sin klagan över Pelles bristande närvaro. Pelle är ju ofta frånvarande, både fysiskt och mentalt.
När han känner att det är något han vill stämma av, då är det snart när omöjligt att få tag i Pelle, och när han är på besök på kontoret har ju han aldrig tid. Just det, besök - det känns som att han inte hör hemma där!!! Mav-Erik vill få saker gjorda och inte sitta och vänta. Detta påpekade han i samtalet. Han skulle gärna velat ha sagt att han tycker att han kan verksamheten bättre än Pelle och att han därför har lite svårt att respektera honom, men han klarade inte av att formulera och var rädd att det skulle missuppfattas.
Mav-Erik tyckte också att Pelle var orättvis när han nästan anklagade honom för att vilseleda kollegorna. Alla vet ju att han – Mav-Erik har arbetat på företaget länge och kan produkterna bättre. När de inte får tag i Pelle så kommer de till honom – det är väl inte så konstigt. Och för övrigt inte hans problem. I sina ljusa stunder inser Mav-Erik att det har gått lite prestige i hans relation med Pelle men det är väl Pelles sak att lösa. Han är ju chef!!! Visst vill han vara en aktiv och ansvarsfull medarbetare men det är han ju på sitt sätt. Mav-Erik kommer till slutsatsen att det vore bra med ytterligare ett samtal med Pelle för att komma ur något som känns som ett dödläge. Han älskar ju Närvaror AB och att lämna företaget känns absolut inte som ett alternativ. Men är det ok att be om ett samtal till? Är det kanske det som menas med ett aktivt medarbetarskap? (fortsättning följer) /Karin & Magnus Sommaren närmar sig och det är dags för utvecklingssamtalen. Denna gången förbereder sig Pelle noga. Han vill lyssna på medarbetarna för att förstå hur de verkligen upplever den nya situationen med en chef på distans. Vad har de förväntat sig? Vilka problem har de själva sett i den nya situationen? Hur upplever de hans närvaro eller kanske brist på närvaro? Har de själva någon idé om hur det skulle kunna bli bättre? Och inte minst – vilka drivkrafter finns för att ta mer eget ansvar? Upplevs det som en utvecklingsmöjlighet eller bara osäkert och jobbigt? Sedan måste han också ställa den så obehagliga frågan: Hur har de upplevt honom? Speciellt måste han förstå vad som driver Mav-Erik och hur långt ifrån varandra de är när det gäller hur man uppfattar målen och vägen dit! Det blir långa samtal och mycket för Pelle att ta till sig och bearbeta. Inte minst ser han hur många bra idéer som medarbetarna kommit med och inser att flera av dessa idéer hade han nog aldrig tänkt på från sitt perspektiv! Semestern kommer och Pelle samlar ihop allt han fått veta. Det kommer att snurra i hans huvud under semesterveckorna. För att kunna koppla av, sätter han av 2 hela dagar direkt efter semestern bara för att arbeta med resultatet och för att planera ett nytt avdelningsmöte när alla är tillbaka efter sommar! Även vi tar semester och återkommer tillsammans med Pelle i början av augusti.
Njut sol, bad, en sjukt bra bok, god mat och kanske ett glas Nebbiolo! /Karin & Magnus - Ok, tänker Pelle, nu är det som det är. Mina medarbetare är ju inga tankeläsare, och jag borde ha förstått lite tidigare att de hade gjort egna tolkningar. Man hur kan jag bli tydligare? Vi måste ju också tolka olika begrepp på samma sätt. Och vad ska jag göra för att själv bli mer säker på att alla har fattat? - Och ännu värre, Pelle sväljer hårt, Mav-Erik, vad ska jag ta mig till med honom? Han verkar ha en helt egen agenda. Det här med att vara chef på distans är kanske inte så enkelt som jag trodde. Många frågor och få svar. Pelle känner att han har en del att ta tag i. - Men vänta, jag fick ju en broschyr om ledarskap på distans, var har jag nu den? Pelle läser: – Aktivt medarbetarskap, intressant! Det är ju så jag vill ha det. Jag vill ju att var och en i teamet ska ha en bra förståelse för vart vi ska. Och om jag bara vet att vi alla har samma bild så kan de ju få lösa uppgifterna precis hur de vill. Pelle kontaktar Nebbiolo Consulting och de hittar en tid för att träffas redan nästa dag. Efter mötet känner sig Pelle taggad. Det var en del att tänka på men det mesta känns logiskt. Pelle vet åtminstone var han ska börja. Det får bli ett individuellt möte med varje medarbetare. Det är ju ändå dags för årligt utvecklingssamtal och då är det ju inte fel att diskutera nedbrytning av företagets och teamets mål individuellt. Nu hoppas Pelle att alla får samma referensram, och risken att någon (typ Mav-Erik) kan köra sitt eget race blir mindre. Och om Lisa får chansen att ställa alla frågor för att reda ut sina orosmoln så blir hon kanske lugnare. Och faktiskt, tänker han, ska det bli riktigt spännande att se om någon av medarbetarna har andra förslag på hur vi kan uppnå det vi ska. - Sen, tänker Pelle, kör vi ett nytt team-möte. Nu ska det bli nystart! (fortsättning följer) /Karin & Magnus Pelle har presenterat sina mål för teamet och ansträngt sig att vara tydlig men ändå har medarbetarna inte levererat vad Pelle förväntat sig. Han blir bekymrad och börjar rannsaka sig själv – har de inte förstått målen? Jo, det har de gjort men var och en på sitt sätt. Gruppen är ju är ännu inte ett team med en gemensam referensram och ett gemensamt språk. Stig är fortfarande mentalt kvar på sitt gamla företag med dess värderingar av olika begrepp och löser uppgifterna baserat på detta. Mav-Erik har en egen agenda och vinklar uppgiften så att den passar det han vill uppnå. Lisa, som verkligen vill få bekräftat att hon har uppfattat allt rätt ställer lite kontrollfrågor i ett mail till Pelle men får inget svar. Hon borde ringt upp honom istället, men Pelle har inte agerat så att det är självklart att detta är sättet att nå honom när det är krisigt. I brist på svar frågar hon Mav-Erik som inte är sen att få henne med på sitt spår. Målgan följer Lisa. Torchten mailar också Pelle, men om Pelle skulle läsa hans mail skulle han inte förstå vad det är Torchten undrar över. Det verkar mest som om han vill berätta att han jobbar på. Pelle har inte varit medveten om vad som pågått ute på kontoret förrän det är för sent. Han börjar fundera på hur han ska få alla att uppfatta målen på samma sätt. Pelle får också en känsla av att medarbetarna i avsaknad av hans närvaro har vänt sig till Mav-Erik för att få råd – en liten maktkamp har tagit sin början. Hur ska Pelle lösa detta? /Karin & Magnus (fortsättning följer) Pelle ska ta över och vara chef för ett av distans-teamen. Han har just fått ledningens mål och arbetar på att formulera dem för sitt team och de olika individerna. I samband med att omorganisationen blev verklighet har han arrangerat en kick-off. Vad händer när Pelle ska kommunicera de nya målen till sitt team på distans? Pelle har arbetat med en PPT och tycker att han lyckats koppla företagets mål till teamets, och sedan till individerna. Han har arbetat på att vara pedagogisk och känner sig nöjd. Han sätter upp ett telefonmöte med teamet. PPT har han laddat upp i förväg men inte varit tydlig med att de bör titta igenom den innan mötet. Alla verkar lyssna uppmärksamt. Det ser han förstås inte, men det verkar så. Han ställer då och då frågor för att se om alla hänger med, och han får lite allmänna men relevanta svar tillbaka. Han avslutar med att be alla som undrar över något att höra av sig.
Veckorna går, ingen hör av sig och efter några veckor är det dags för första uppföljningen av några av delmålen. Nytt möte, även nu på telefon: De som har ansvarat för ett av delmålen rapporterar men det är inte alls vad Pelle förväntat sig. Har de verkligen förstått uppgiften? På vissa punkter har de kört fast och bara tvärstoppat. Pelle har tagit för givet att de skulle gå vidare på ett annat spår eller höra av sig. Tidplanen går inte att hålla. Krisigt värre och dessutom verkar vissa av medarbetarna vilselett de andra. På Pelles fråga varför de inte hört av sig uppger några att de försökt maila men inte fått något svar. Pelle måste erkänna att hans mailbox varit överfull. De har heller aldrig diskuterat hur de ska kommunicera i akuta lägen. : Men vad är det egentligen som har hänt? Vad tror ni? Karin & Magnus (fortsättning följer nästa vecka) |
AuthorArchives
Oktober 2019
Kategorier
Alla
|
EC SÖDERTULL I MALMÖ |
|